vendredi 21 mars 2014

BiaGest2, une application “sur mesure”

En ce début d'année 2014, les éditions AO mettent la dernière main à l'une de leurs créations informatiques les plus sophistiquées : BiaGest2. Cette application personnalisée de base de données entre bientôt en service chez notre client, le Groupe MF.

Cette PME parisienne, spécialisée dans le secteur de la santé depuis une vingtaine d'années, organise régulièrement d'importants congrès médicaux, que ce soit à Paris, dans les régions de France ou à l'international (Espagne, Belgique, Dubaï). C'est l'activité de MF Congrès. Le Groupe MF est aussi éditeur de livres et de revues médicales scientifiques, comme le Journal des Plaies et Cicatrisation, sa version anglophone, Journal of Wound Technology, ou encore la Revue Francophone de Gériatrie et de Gérontologie, publiées sous la bannière Éditions MF.

Des données fiables pour un suivi précis des activités de l'entreprise

BiaGest2 se concentre sur la prospection commerciale et sur les ventes, à partir de modules de gestion de contacts et de documents – courriers, devis, factures. Un soin tout particulier a été apporté à la structuration des informations afin de fiabiliser les données et d'assurer un suivi très précis de toutes les activités de l'entreprise.

Déployée sous Mac OS à partir de l'environnement de développement 4D, cette application entièrement personnalisée et sur mesure se distingue par une ergonomie soignée et intuitive, d'une grande souplesse d'emploi : multi-fenêtrage, commandes normalisées, préférences et paramétrages nombreux, avec un parti sans concession de clarté et de lisibilité. En ce sens, les éditions AO sont conformes à l'esprit qui habite aussi bien les livres qu'elles publient que les applications informatiques qu'elles conçoivent.


La barre d'outils de l'application donne accès à ses principales fonctions. Elle résume la structure de la base de données : des Documents, impliquant des Contacts et des Organisations. Des lignes de factures, baptisées Prestations, donnent lieu à d'éventuelles Livraisons, ainsi qu'aux Mouvements comptables. Les tables de paramètres, une demi-douzaine, comptent en particulier le Tarif et les Codes Postaux. Chaque utilisateur ajuste ses Préférences de travail et dispose d'une imagette…

Une ergonomie sophistiquée dans sa simplicité
“Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ?” La boutade est connue. Elle rend compte cependant avec humour de ce paradoxe apparent : pour “faire simple”, il faut accepter la complexité, la “dompter” pour aboutir à un outil informatique intuitif, ce qui demande beaucoup d'intelligence et de réflexion. Il est, en pratique, beaucoup plus aisé – et rapide – de concevoir des applications compliquées et opaques, nécessitant ensuite un long apprentissage…

Une fenêtre de consultation : la table des Pays, qui rassemble de nombreux paramètres, au premier rang desquels les normes postales de présentation des adresses.

Chaque table s'affiche dans une fenêtre de consultation (liste), d'où sont déclenchées toutes les fonctions habituelles : recherches, filtrages, sélections, créations et modifications, traitements de masse (“Actions”). Chacun ouvre les fenêtres dont il a besoin pour travailler, certaines tables acceptant même plusieurs fenêtres de consultation en simultané.

Les contacts : un patrimoine commercial à préserver et valoriser

Une fenêtre de saisie de Contact.

Parmi les priorités définies lors de l'analyse figurait une structuration optimale des contacts. Leur saisie a été conçue de façon à hiérarchiser les données, à contrôler leur cohérence, tout en offrant à l'utilisateur de nombreux raccourcis. L'un des objectifs était d'optimiser la rédaction des adresses, en incluant par exemple un contrôle des codes postaux, mais aussi en appliquant les normes postales (nombre de caractères par ligne d'adresse, abréviations de voies, etc).

Accélérer et optimiser le suivi des recettes et des règlements

BiaGest2 joue également le rôle de comptabilité auxiliaire de recettes, en établissant les journaux de ventes et de règlements. La TVA est gérée dans toute sa complexité, tenant compte des multiples régimes applicables, dans l'Union Européenne notamment. 

Le “statut” d'un document (facture par exemple) détermine les actions à accomplir le concernant, symbolisées par autant de boutons dont les icônes évoluent selon le contexte et l'avancement des tâches.

L'évolution vers l'international du Groupe MF a enfin milité en faveur de la prise en compte de plusieurs langues dans la présentation des documents, et pas seulement au niveau des adresses postales. Un lexique de termes est automatiquement enrichi de toutes les formules apparaissant dans les documents, afin qu'ils puissent être traduits lors de leur édition. Dans cette première version, outre le français, l'anglais et l'espagnol sont d'ores et déjà pris en compte.


Application “générique” ou “sur mesure”

Faut-il acquérir une application informatique “universelle” – parfois appelée “générique” – ou développer un outil sur mesure ? Dans le contexte d'une PME comme le Groupe MF, le choix de la seconde option a résulté des constatations suivantes :
- L'abondance des fonctionnalités des applications génériques induisait à la fois des coûts de licences élevés et un paramétrage extrêmement complexe, sans pour autant que les besoins les plus stratégiques ne soient satisfaits.
- La rapidité et la souplesse de développement autorisées par l'environnement 4D ramenaient le coût du “sur mesure” à un niveau inférieur à la plupart des outils standardisés.

Jean-Luc Tafforeau, mars 2014

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